A Comunicação nas empresas e influências nos projetos

A Comunicação é uma tarefa em constante desenvolvimento e grande parte das empresas acham que é um assunto simples, porém a comunicação eficaz é fundamental para o bom desempenho da organização e a falta dela pode acarretar grandes prejuízos. Investir em comunicação, entre outros benefícios, faz ganhar tempo, gera produtividade, eficiência, reduz custos e obtém sucesso na condução dos projetos.

Para muitos gestores a comunicação é negligenciada pela maioria das corporações, que é onde surge a má comunicação, causando grandes problemas em diversas empresas. Com a comunicação temos o processo de transmissão e recuperação da mensagem, que são necessárias para o controle, ordenamento e cumprimento das metas e objetivos.

Uma empresa possui três fluxos de comunicação:

• Descendente: É o processo de informações da cúpula diretiva da organização para os subalternos, isto é, a comunicação de cima para baixo.
• Ascendente: É o processo contrário. São as pessoas situadas na posição inferior da estrutura organizacional que enviam à cúpula suas informações.
• Lateral: É a comunicação que ocorre no mesmo nível. É a comunicação entre os pares e as pessoas situadas em posição hierárquicas semelhantes.

A comunicação em projetos

A comunicação é o segundo maior fator de problemas em projetos, o primeiro é o prazo.
Sem uma informação confiável e no tempo adequado, uma tomada de decisão fica prejudicada, ou até mesmo inviável.
Muitos dos problemas encontrados no ambiente de projetos, está diretamente relacionado a falhas de comunicação.

O gerenciamento de comunicação está presente nas fases:

• Iniciação
• Planejamento
• Execução
• Monitoramento
• Controle do Projeto

Sucesso no Projeto

Planejar a comunicação na fase de planejamento de processos.
Registro das partes interessadas.A comunicação em projetos pode ser afetada por fatores ambientais como cultura e a estrutura organizacional, infraestrutura e também pelas influências organizacionais.

• Analise dos requisitos da comunicação. 
• Analise da informação que deverá chegar aos principais interessados no projeto.
• Avaliação de valor das informações.

É papel do gerente de projetos descobrir a necessidade de comunicação das partes interessadas, a forma que elas pretendem recebê-la e a frequência.

Fatores de tecnologia da comunicação que podem afetar o projeto:

• a urgência da necessidade de informações 
• a disponibilidade de tecnologias 
• a formação de pessoal esperada no projeto 
• a duração do projeto. 
• o ambiente do projeto

Os métodos de armazenamento e distribuição de informações as podem ser utilizados são:

• métodos de distribuição eletrônica 
• métodos presenciais 
• métodos de armazenamento e distribuição de informação.

Gerenciar a comunicação é um desafio em qualquer área de negócio, no entanto, na gestão de projetos é um desafio ainda maior.

A comunicação ou a falta dela podem significar o sucesso ou fracasso dos projetos de uma organização. Ela ainda é falha na maioria das empresas, e nem sempre por falta de ferramentas, leva-se em consideração vários outros fatores.

Para comunicar-se com eficácia, o gerente precisa conhecer bem os assuntos a serem tratados e cabe ao gerente do projeto criar um ambiente propício onde todos os participantes possam reportar as informações de forma proativa, no tempo certo e adequado.

"A coisa mais importante em comunicação

é ouvir o que não está sendo dito”
(Peter Drucker – 1909-2005 – escritor, professor e consultor administrativo de origem austríaca, considerado como o pai da administração moderna)