A Comunicação nas empresas e influências nos projetos

A Comunicação é uma tarefa em constante desenvolvimento e grande parte das empresas acham que é um assunto simples, porém a comunicação eficaz é fundamental para o bom desempenho da organização e a falta dela pode acarretar grandes prejuízos. Investir em comunicação, entre outros benefícios, faz ganhar tempo, gera produtividade, eficiência, reduz custos e obtém sucesso na condução dos projetos.

Para muitos gestores a comunicação é negligenciada pela maioria das corporações, que é onde surge a má comunicação, causando grandes problemas em diversas empresas. Com a comunicação temos o processo de transmissão e recuperação da mensagem, que são necessárias para o controle, ordenamento e cumprimento das metas e objetivos.

Uma empresa possui três fluxos de comunicação:

• Descendente: É o processo de informações da cúpula diretiva da organização para os subalternos, isto é, a comunicação de cima para baixo.
• Ascendente: É o processo contrário. São as pessoas situadas na posição inferior da estrutura organizacional que enviam à cúpula suas informações.
• Lateral: É a comunicação que ocorre no mesmo nível. É a comunicação entre os pares e as pessoas situadas em posição hierárquicas semelhantes.

A comunicação em projetos

A comunicação é o segundo maior fator de problemas em projetos, o primeiro é o prazo.
Sem uma informação confiável e no tempo adequado, uma tomada de decisão fica prejudicada, ou até mesmo inviável.
Muitos dos problemas encontrados no ambiente de projetos, está diretamente relacionado a falhas de comunicação.

O gerenciamento de comunicação está presente nas fases:

• Iniciação
• Planejamento
• Execução
• Monitoramento
• Controle do Projeto

Sucesso no Projeto

Planejar a comunicação na fase de planejamento de processos.
Registro das partes interessadas.A comunicação em projetos pode ser afetada por fatores ambientais como cultura e a estrutura organizacional, infraestrutura e também pelas influências organizacionais.

• Analise dos requisitos da comunicação. 
• Analise da informação que deverá chegar aos principais interessados no projeto.
• Avaliação de valor das informações.

É papel do gerente de projetos descobrir a necessidade de comunicação das partes interessadas, a forma que elas pretendem recebê-la e a frequência.

Fatores de tecnologia da comunicação que podem afetar o projeto:

• a urgência da necessidade de informações 
• a disponibilidade de tecnologias 
• a formação de pessoal esperada no projeto 
• a duração do projeto. 
• o ambiente do projeto

Os métodos de armazenamento e distribuição de informações as podem ser utilizados são:

• métodos de distribuição eletrônica 
• métodos presenciais 
• métodos de armazenamento e distribuição de informação.

Gerenciar a comunicação é um desafio em qualquer área de negócio, no entanto, na gestão de projetos é um desafio ainda maior.

A comunicação ou a falta dela podem significar o sucesso ou fracasso dos projetos de uma organização. Ela ainda é falha na maioria das empresas, e nem sempre por falta de ferramentas, leva-se em consideração vários outros fatores.

Para comunicar-se com eficácia, o gerente precisa conhecer bem os assuntos a serem tratados e cabe ao gerente do projeto criar um ambiente propício onde todos os participantes possam reportar as informações de forma proativa, no tempo certo e adequado.

"A coisa mais importante em comunicação

é ouvir o que não está sendo dito”
(Peter Drucker – 1909-2005 – escritor, professor e consultor administrativo de origem austríaca, considerado como o pai da administração moderna)

Como se preparar para a crise de 2015

Veja algumas dicas de como se preparar para a crise de 2015. Até mesmo o governo já admitiu que este será um ano difícil, por isso não espera a crise afetar o seu negócio, prepare-se para encará-la de frente e vencer.

Saber como se preparar para a crise de 2015 é o primeiro passo não só para garantir a sobrevivência do seu negócio, como também largar com toda força depois da crise.

Não adianta de nada entrar em desespero em razão dos sinais de desaquecimento da economia e queda nas vendas. Isso não vai resolver o problema.

A única saída para o empreendedor é buscar proteção para os tempos conturbados que iremos enfrentar no ano que vem e buscar opções de como se preparar para a crise de 2015.

Reduza imediatamente seu grau de endividamento

Não importa que sacrifícios isso possa envolver, mas uma coisa é certa, se você quer se preparar para a crise de 2015, a primeira providência é reduzir a todo custo seu grau de endividamento.

As taxas de juros estão altas e o Banco Central não dá o menor sinal de que possa vir a reduzi-las à curto prazo. Isso poderá asfixiar seu negócio em um cenário inflacionário e de retração de vendas. Portanto, prioridade a esse item.

Prepare-se para uma redução de vendas e pedidos

O primeiro passo para se preparar para a crise econômica de 2015 é ser realista e assumir que as vendas sofreram uma sensível redução, principalmente em segmentos que comercializam produtos e serviços não essenciais.

Essa é uma retração clássica dos consumidores, sejam pessoas físicas ou jurídicas e não pode ser ignorada em seu planejamento estratégico. Por isso, adeque suas projeções de vendas para 2015 de forma a enquadrá-la à realidade do momento econômico.

Revise seu mix de produtos e serviços

Os tempos de vacas gordas tendem a deixar o mix de produtos e serviços sem um critério muito rígido de eficiência, o que prejudica o andamento dos negócios, mas não chega a matar a empresa, e por isso produtos que não vendem bem ou tem um prazo de permanência no estoque prolongado, vão conseguindo uma sobrevida.

Se você quer saber como se preparar para a crise de 2015, uma das dicas mais valiosas é fazer uma revisão imediata do seu mix de produtos e eliminar aqueles que não estão trazendo giro de estoque e não possuem uma margem de lucro tão atraente assim.

Otimize processos produtivos

Outra solução para o dilema de como se preparar para a crise econômica de 2015 é através da otimização dos processos produtivos e rotinas administrativas da empresa.

Em tempos de mercado aquecido e boas vendas, é comum, principalmente entre os pequenos e médios empresários, um certo desleixo em relação à otimização de processos. Em tempos de crise, essa falta pode lhe custar a competitividade e em casos extremos até mesmo o negócio.

Avalie a possibilidade de downsizing

Reduzir o ritmo de atividade da sua empresa não é nenhuma vergonha ou sinal de má gestão. É sinal de prudência. Existe um ditado sobre empreendedorismo que eu adoro, dizendo o seguinte “O primeiro negócio de qualquer negócio é permanecer no negócio”.

Em épocas de crise, as vezes é preferível reduzir a atividade e o crescimento da empresas para poder enfrentar o ambiente desfavorável, do que bancar o empreendedor destemido e quebrar a cara dando murro em ponta de faca. Pergunte ao Eike Batista o que ele acha.

Invista em marketing

Não caia na armadilha de reduzir seu investimento em marketing só porque as vendas estão baixas. É justamente nessa situação que você deve investir mais ainda para atrair clientes para o seu negócio!

Se você ainda não tem uma estratégia de marketing digital, pense seriamente em investir neste segmento, pois além de ser mais barato (mas não gratuito) que o marketing convencional, pode ter seus resultados mensurados nos mínimos detalhes.

Participe de eventos setoriais

Em épocas de crise se torna importante participar de um número maior de eventos para poder ter uma avaliação externa da crise e do cenário traçado para o futuro.

É um ótimo momento também para o compartilhamento de experiências e soluções adotadas por outros empresários que estão no mesmo barco. É uma situação onde a união faz a força.

Seja criativo

Uma das boas lições que se pode extrair de uma crise econômica como a que vem ai pela frente em 2015 é o incentivo à criatividade. Se você ficar sentado chorando suas pitangas e não fazendo absolutamente nada, ai sim a coisa vai ficar bem feia.

Coloque sua criatividade e de seus colaboradores para trabalhar. Esteja aberto a sugestões e não crie qualquer tipo de barreira a mudanças. Em momentos de crise é que avaliamos de forma mais contundente qual o valor que poderíamos estar entregando ao mercado que ainda não foi agregado ao nosso produto ou serviço.

Não ser pego de surpresa sempre foi um grande trunfo no mundo dos negócios. Por isso, saber como se preparar para a crise de 2015, pode ser decisivo para a sobrevivência do seu negócio nos tempos difíceis que vem por ai.

Referência: http://www.empreendedoresweb.com.br/como-se-preparar-para-a-crise-de-2015/

Acessado em 21de mar. 2015.